Verwerkingspolicy GDPR

De klant is bij Vinalfood NV – Kico NV, hier na genoemd de Dell’oro – Vinalfood groep, aangesloten voor het aankopen van goederen. In het kader van het aansluitingscontract tussen partijen verwerkt de Dell’oro – Vinalfood groep persoonsgegevens ten behoeve van de Klant in strike naleving van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, en in het bijzonder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (zogenaamde “GDPR”).

Deze overeenkomst vormt een bijlage aan het reglement van inwendige orde en maakt er integraal deel van uit.

1. Verwerking van persoonsgegevens (van werknemers) van de klant ten behoeve van de klant

“Verwerkingsverantwoordelijke” betekent de Dell’oro – Vinalfood groep in haar hoedanigheid om de doeleinden en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens te bepalen.

“Verwerker” betekent de Dell’oro – Vinalfood groep in haar hoedanigheid om persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van en overeenkomstig de instructies van de klant, in de hoedanigheid van deze laatste als Verwerkingsverantwoordelijke.

1.1. De details betreffende de verwerkingsactiviteit worden uiteengezet in Bijlage 1, die een integraal onderdeel van deze overeenkomst en bijgevolg ook van het reglement van inwendige orde vormt.

1.2. Met betrekking tot gegevensbescherming, zal Verwerker:
• Persoonsgegevens verwerken conform de bepalingen van de toepasselijke nationale en Europese wetgeving betreffende verwerking van persoonsgegevens, en conform het advies van de toezichthoudende autoriteit;
• de rechten van de individuen zoals bepaald in de toepasselijke wetgeving betreffende verwerking van persoonsgegeven en waarop de diensten betrekking hebben, naleven.

1.3. Verwerker garandeert dat hij beschikt over en verbindt zich tot het in stand houden van passende technische en organisatorische maatregelen, onder andere tegen de onopzettelijke, onrechtmatige toegang of onrechtmatige verwerking, vernietiging, verlies, beschadiging of openbaarmaking van persoonsgegevens, en voldoende veiligheidsprogramma’s en procedures om te verzekeren dat onbevoegde personen geen toegang hebben tot apparatuur die wordt gebruikt voor het verwerken of bewaren van persoonsgegevens tijdens de duur van deze overeenkomst.

1.4. Verwerker zal geen persoonsgegevens gebruiken of verwerken die hij ontvangt in het kader van deze overeenkomst, behalve voor zover dit gebruik of deze verwerking vereist is voor het uitvoeren van de diensten conform deze overeenkomst of in overeenstemming met de wetgeving betreffende verwerking van persoonsgegevens. Indien Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker andere persoonsgegevens doorgeeft dan deze die nodig zijn in het kader van de uitvoering van de diensten, en zoals bepaald in de Bijlage 1, punt 5, dan zullen deze niet door Verwerker verwerkt worden en draagt Verwerkingsverantwoordelijke daarvoor de uitsluitende verantwoordelijkheid met uitsluiting van enige verantwoordelijkheid van Verwerker. Verwerker zal uitsluitend persoonsgegevens verwerken op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, onder meer met betrekking tot doorgiften van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke
Bijlage aan het reglement van inwendige orde - Annexe au règlement d’ordre intérieur
(version française voir ci-dessous)
bepaling hem tot verwerking verplicht; in dat geval stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, in kennis van die wettelijke bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Verwerker zal ook onmiddellijk de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte stellen indien, naar zijn mening, een instructie de wetgeving betreffende verwerking van persoonsgegevens schendt;

1.5. Verwerker zal geen toegang verlenen aan derden tot de persoonsgegevens die hem zijn overgemaakt in uitvoering van deze overeenkomst, met uitzondering van personeel dat rechtstreeks onder zijn gezag handelt of zusterondernemingen, en in elk geval alleen voor zover deze toegang noodzakelijk is voor het uitvoeren van diensten in het kader van deze overeenkomst. Verwerker zal in elk geval aansprakelijk zijn voor de verwerkingsactiviteiten van deze derden.

1.6. Verwerker waarborgt dat de tot het verwerken van de persoonsgegevens gemachtigde personen zich ertoe hebben verbonden vertrouwelijkheid in acht te nemen of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden;

1.7. Verwerker zal geen persoonsgegevens, verkregen via Verwerkingsverantwoordelijke of in het kader van deze overeenkomst, doorzenden buiten de EER of aan een derde partij (inclusief sub-verwerkers) zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker zal in elk geval aansprakelijk zijn voor de doorgifte van persoonsgegevens naar enige toegelaten derde partij.

1.8. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk en onverwijld verwittigen van zodra hij weet heeft van (i) een juridisch bindend verzoek tot openbaarmaking van de persoonsgegevens van een wetshandhavingsinstantie, tenzij dit verboden is, zoals een strafrechtelijk verbod om de vertrouwelijkheid van het politieonderzoek te waarborgen, (ii) onopzettelijke of onrechtmatige toegang (zoals hacking) of verlies van gegevens of andere incidenten die een impact hebben op persoonsgegevens in verband met deze overeenkomst; en/of (iii) een verzoek rechtstreeks ontvangen van de betrokkenen, zonder hierop te antwoorden, tenzij hij hiertoe gemachtigd is.

1.9. Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover Verwerker beschikt, zal Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij het doen nakomen van de verplichtingen tot het melden van gegevensinbreuken of het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of het raadplegen van de toepasselijke toezichthoudende autoriteit voorafgaand aan enige verwerkingsactiviteit (indien toepasselijk);

1.10. Verwerker zal op vraag van Verwerkingsverantwoordelijke, deze laatste alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de nakoming van de in deze overeenkomst neergelegde verplichtingen en de conformiteit met de wetgeving betreffende verwerking van persoonsgegevens aan te tonen en audits, waaronder inspecties, door Verwerkingsverantwoordelijke of een door Verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde inspecteur mogelijk maken en eraan bijdragen.

1.11. Verwerker zal een register bijhouden van zijn verwerkingsactiviteiten in uitvoering van deze overeenkomst conform de toepasselijke wetgeving betreffende verwerking van persoonsgegevens, dat ter beschikking kan worden gesteld indien de Verwerkingsverantwoordelijke en/of de toezichthoudende autoriteit hierom verzoekt.

1.12. Na beëindiging van deze overeenkomst om welke reden dan ook, zal Verwerker naargelang de keuze van Verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens wissen of deze aan hem terugbezorgen, en bestaande kopieën verwijderen, tenzij bewaring van de persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.
Bijlage aan het reglement van inwendige orde - Annexe au règlement d’ordre intérieur
(version française voir ci-dessous)

1.13. Verwerker kan enkel door Verwerkingsverantwoordelijke worden aangesproken voor schade ten gevolge van de niet-naleving door Verwerker van de verplichtingen en verbintenissen onder deze overeenkomst, of indien Verwerker handelt in strijd met de rechtmatige instructies van Verwerkingsverantwoordelijke. De aansprakelijkheidsbeperking zoals bepaald in artikel 4 van het reglement van inwendige orde is ook van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Verwerker ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke.

2. Verwerking van persoonsgegevens van (contactpersonen bij) de klant

2.1. De informatie verzameld door de Dell’oro – Vinalfood groep, met inbegrip van, maar zonder hiertoe beperkt te zijn, contactgegevens van (vertegenwoordigers en contactpersonen van) de klant en gegevens vereist voor facturatie, worden zorgvuldig verwerkt in strike naleving van de GDPR.

2.2. Deze persoonsgegevens van (de contactpersonen en vertegenwoordigers van) de klant zullen enkel verwerkt worden met het oog op de uitvoering van het aansluitingscontract voor de doeleinden van het beheer van de dossiers van de klant (bv. facturatie, dienstverlening aan klanten, beheer van klachten, het verwerken van transacties, vragen in het kader van de loonadministratie), voor marketing doeleinden (uitnodigingen events, nieuwsberichten) evenals met het oog op de naleving van verplichtingen opgelegd door wet- en regelgevingen. De ontvangers van deze gegevens zijn de medewerkers van De Dell’oro – Vinalfood groep.

2.3. De Dell’oro – Vinalfood groep zal de persoonsgegevens bewaren zolang als nodig voor de uitvoering van het aansluitingscontract en voor een maximum periode van zeven jaar na de beëindiging ervan. De gegevens zullen niet gebruikt worden voor automatische besluitvorming.

3. Uitoefening van de rechten

3.1. Rekening houdend met de aard van de verwerking, zal de Dell’oro – Vinalfood groep voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de rechten van de betrokkene te beantwoorden.

3.2. De werknemers van de klant kunnen rechtstreeks bij de Dell’oro – Vinalfood groep het verzoek indienen.

3.3. De Dell’oro – Vinalfood groep verstrekt de klant onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Het verzoek dient elektronisch gestuurd te worden aan gdpr@vinalfood.com. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken kan die termijn indien nodig met nog eens twee maanden worden verlengd. De Dell’oro – Vinalfood groep stelt de klant binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een dergelijke verlenging. De informatie wordt elektronisch verstrekt, tenzij de klant anderszins verzoekt.

3.4. Het treffen van de maatregelen bedoeld voor de uitoefening van de rechten geschiedt kosteloos. Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag de Dell’oro – Vinalfood groep ofwel: a) een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de administratieve kosten waarmee het verstrekken van de gevraagde informatie of communicatie en het treffen van de gevraagde maatregelen gepaard gaan; ofwel b) weigeren gevolg te geven aan het verzoek.
Bijlage aan het reglement van inwendige orde - Annexe au règlement d’ordre intérieur
(version française voir ci-dessous)

BIJLAGE 1: DETAILS BETREFFENDE DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS (VAN WERKNEMERS) VAN DE KLANT TEN BEHOEVE VAN DE KLANT

1 Beschrijving van de gegevensverwerking(en)

Verwerker voert de volgende verwerkingsactiviteiten uit ten behoeve van en overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke:
De persoonsgegevens worden gebruikt om een correcte communicatie te realiseren.

2 Doeleinden

Afspraken i.v.m. bestelling, levering, openstaande posten, … en info omtrent bedrijfsevenementen, promoties, …

3 Duur van de verwerking

De verwerkingsoperatie(s) zullen gedurende de looptijd van het contract/onze samenwerking plaatsvinden.

4 Categorieën van betrokkenen

• Klanten
• Bedrijfsleiders
• Huidig personeel, uitzendkrachten en stagiairs in dienst van de klant
• Mandatarissen

5 Categorieën van persoonsgegevens

• Naam
• Adres
• Geboortedatum (in geval klant dit opgeeft)
• Persoonlijk/Professioneel e-mailadres
• Persoonlijk/Professioneel telefoonnummer
• Talen
• Rijksregisternummer of andere nationale identificatienummers van de bedrijfsleiders
• Geslacht
• Functie
• Bestelhistoriek